INTRODUCCION

El presente articulo explica paso a paso como realizamos el cronometraje del evento Garbarino 10K utilizando la tecnología del sistema Macsha One4All 3.0 y el software de Cloud Timing Run On Rufus para transmitir online los resultados y:

  • Postear automáticamente en el Facebook y Twitter de cada participante.
  • Generar las galerías fotográficas de la meta automáticamente.
  • Enviar SMS y email automáticamente con el detalle de los tiempos a cada participante.
  • Configurar los diplomas personalizados de participación.
  • Desplegar kioscos de autoconsulta de resultados en la meta.
  • Publicar los tiempos y fotos en VIVO en la web del evento.

1 – CONFIGURANDO TU ONE4ALL EN RUFUS

Una vez configurada tu cuenta y con el usuario activo lo primero que tienes que hacer en Rufus es configurar todos tus dispositivos de cronometraje. Estos pueden ser:

  • Sistemas Macsha One4All 3.0
  • Movil con Android
  • Movil con iOS (próximamente)
  • Otros dispositivos por venir…

Para esto vamos a la sección “Dispositivos” y allí generamos un nuevo “token” presionando el botón “Agregar Dispositivo”. Este token lo ingresamos luego en el dispositivo que queremos vin- cular; para el caso del One4All 3.0 nos dirigimos al menú “Red- >ROR” y allí lo tipeamos.

NOTA: Asegurate de tener conectado a internet tu One4All 3.0 al momento de ingresar el token en el mismo.

2 – AGREGANDO UN NUEVO EVENTO Y PRUEBAS

Para crear un nuevo evento nos dirigimos al menú “Eventos” y allí pinchamos en “Nuevo Evento”. En la ventana configuramos los datos solicitados y presionamos “Guardar”. Es importante aquí configurar en que zona horaria será llevado a cabo el evento, por ejemplo:

Para Buenos Aires es GMT -3

Para Madrid es GMT +1

Para Londres es GMT +0

Una vez creada la tarjeta de nuestro nuevo evento pinchamos en ella para ingresar al evento y comenzar a trabajar sobre el mismo.

Lo primero que hacemos en el nuevo evento es crear las pruebas que se correrán. Para esto pinchamos en la sección “Pruebas” y una vez dentro en el botón “Nueva Prueba”. Completamos los datos solicitados y presionamos “Guardar”.
En nuestro ejemplo definiremos una prueba de 10K, tipo “Running” con clasificación “Por tiempo total”

3 – DEFINIENDO PUNTOS DE CONTROL, INTERVALOS Y ASIGNANDO DISPOSITIVOS DE CRONOMETRAJE A CADA UNO

Aquí es donde ya la cosa se pone más entretenida. Rufus nos permite definir para cada prueba los PC o Puntos de Control. Estos puntos son los lugares físicos del evento en donde se medirán tiempos. Por defecto para toda nueva prueba Rufus crea los puntos “Salida” y “Meta”, nosotros podemos agregar en el medio todos los puntos necesarios.
Para este ejemplo presionamos el botón “+” y agregamos un PC intermedio a los 5K. Allí configuramos los tiempos mínimos y máximos para el PC y presionamos “Guardar”.
Lo próximo es configurar a los DC o Dispositivos de Control a utilizar en cada PC. Para eso pinchamos en el botón “+” que se encuentra a la izquierda de la línea central y allí seleccionamos de la lista los DC para el PC. En nuestro ejemplo asignamos 2 One4All para Salida, 1 One4All para los 5K y los mismos 2 One4All de la Salida para la Meta ya que la mismas son coincidentes.

Nota sobre tiempos mínimos y máximos:

Los tiempos mínimos y máximos le dicen al sistema entre que rango de tiempos debe esperar que un chip pase por dicho punto. En nuestro caso consideramos lo siguiente:

  • Salida: Min 0 – Max 15 Significa que aceptaremos tiempos para la Salida del evento entre el minuto 0 y el 15 de comenzado el evento.
  • 5K: Min 12 – Max 60 Significa que en el punto medio del recorrido aceptaremos tiempos entre el minuto 12 y el minuto 60 desde el comienzo del evento.
  • Meta: Min 25 – Max 120 Como este PC comparte los mismos DC que Salida ( por- que son el mismo punto), significa que aceptaremos tiempos desde el minuto 25 + (tiempo de salida del chip) hasta el minuto 120 (más tiempo de salida del chip).

4 – DEFINIENDO DATOS DE PARTICIPANTES E IMPORTANDO LISTADOS

Antes de cargar los listados de participantes debemos decirle a Rufus que datos vamos a ingresar de cada uno de ellos. Para ello nos dirigimos al menú “Participantes” y allí pinchamos en “Configurar formulario”. En la ventana que se despliega agregamos o quitamos los datos que vamos a usar tanto para clasificar como para contactar con los participantes.

5 – DEFINIENDO CLASIFICACIONES A SACAR

Nunca fue más fácil preparar los podios. Desde el menú “Clasificaciones” podemos seleccionar cuales categorías se van a clasificar y cuales a premiar y hasta que puestos cada una. Serán tenidos en cuenta como “clasificables” todos aquellos valores cuya columna haya sido configurada en el formulario de participantes como “clasificable”.

6 – DEFINIENDO LOS MENSAJES A ENVIAR

Esta es quizás la herramienta más poderosa de Rufus. Desde el menú “Comunicación” podemos definir todos los mensajes que vamos a enviar antes, durante y después del evento. Los tipos de mensajes que podemos definir son:

MANUAL
Medios de difusión: Email & SMS

Los mensajes manuales nos permiten comunicarnos directamente con nuestra base de participantes a la cual podemos aplicar filtros y contactar por ejemplo solo a las mujeres, o a los participantes de ciertas categorías, etc. Los mensajes manuales son ideales para envío de Newsletter y comunicación previa al evento.

AUTOMÁTICOS
Medios de difusión: Facebook, Twitter, Email & SMS

Los mensaje automáticos son disparados durante el evento y están directamente relacionados con los puntos
de control PC definidos. Por ejemplo podemos preparar mensajes automáticos para ser disparados vía Twitter y Facebook al momento de que cada participante cruza la línea de partida o la meta. Las posibilidades son infinitas.
Si contamos con una cámara de fotos en el PC, podemos indicarle a Rufus que en ese punto se tomarán fotografías para que automáticamente le cree a cada participante una galería de fotos en su resultado personal y que adjunte esa imágen en el posteo automático en las redes sociales.

VINCULACIÓN CON REDES SOCIALES
Medios de difusión: Email

Para poder postear en nombre del usuario en su red social primero éste debe autorizar a Rufus a hacerlo. Para esto enviamos previo al evento a cada participante un email de vinculación con redes sociales solicitando el permiso para el evento en curso.

7 – COMO CONFIGURAR LA CÁMARA DE FOTOS Y EL FTP.

Si contamos con cámara de fotos podemos conectar ésta al One4All y disparar fotografías automáticamente cada vez que una chip es leído. Esas fotos luego pueden subirse automáticamente a Rufus.
Para esto nos dirigimos al menú “Dispositivos” y allí pinchamos sobre el One4All en el cual conectaremos la cámara. En la ventana que se despliega pinchamos en “Habilitar FTP” y anotamos las credenciales generadas. Esas credenciales luego son las que configuramos en la cámara para que suba las fotos directamente a Rufus. Es importante que la fecha y hora de la cámara estén en sincronía con la fecha y hora del One4All y del server en Rufus.

NOTA: La cámara debe contar con función trigger o alarma y conexión ethernet para el subido vía FTP de las fotos a Rufus

8 – DESPLEGANDO KIOSCOS RACECHECK

Rufus también nos permite desplegar kioscos de información automáticos. Para esto una vez dentro de nuestro evento vamos al menú “Kioscos” y en la ventana que se despliega configuramos las opciones relevantes y luego presionamos el botón “Lanzar Racecheck”.
Así de simple. El kiosco luego lo podemos poner en un monitor, televisor LED o pantalla táctil para que los participantes consulten sus resultados al instante de cruzar la meta.

9 – CORRIENDO EL EVENTO

Para iniciar el evento y operar las pruebas pinchamos en el botón “Launcher”. Esto nos llevará al panel de control general, al centro de comandos del evento, desde donde podemos controlar todos los dispositivos de control DC definidos para cada punto de control PC, editar y eliminar participantes y tiempos incorrectos, descalificar, retirar, etc.
Para mayor detalle sobre esta sección te recomendamos ver los videos explicativos que encontrarás dentro de la plataforma.

IMPORTANTE: Para el correcto funcionamiento es necesario que TODOS los dispositivos de cronometraje estén en hora sincronizados. Para esto lo recomendable sincronizar todos con un servidor NTP o bien configurar la hora que muestra el launcher en la parte superior derecha.

10 – VISTA DESDE EL LIVE

Así como tenemos un panel de control general del evento, el Launcher, también tenemos una vista pública la cual podemos compartir con los participantes o incrustar en el sitio web del evento para la publicación LIVE de los resultados. Para acceder al link público pinchamos en el botón “LIVE” y luego compartimos ese link.
Desde el LIVE los participantes y espectadores podrán ir viendo la clasificación en VIVO, sus estadísticas personales, su galería de fotos, los podios automáticos y hasta descargar su certificado de participación.

NOTA: Agregando ?iframe=true a la URL ocultamos el header con la información del evento lo cual es útil para incrustar solo la tabla de resultados en el sitio del evento.

RUFUS

Rufus es una herramienta muy poderosa y será clave para el trabajo de los Timers en los años próximos ya que todo estará centralizado en la nube, hasta el cronometraje. La nube jugará un papel fundamental en los eventos deportivos y Rufus ya comenzó a recorrer ese camino.

Rufus también te permite conectar tu móvil con Android para cronometraje manual, cargar resultados on-line -o sea subir directamente el Excel con los tiempos- atender los reclamos y correcciones de una manera fácil, rápida y sobre todo indolora para el organizador ya que cualquier corrección se refleja al instante en los resultados publicados.

En fin, Rufus tiene mucho para dar. Les recomendamos ver los videos instructivos que encontrarán dentro de la plataforma para sacarle el mayor provecho a esta herramienta y poder ofrecer y brindar el mejor servicio de cronometraje conjuntamente con los sistemas de Macsha.